Re-Setup und LVS-Einführung

Projekt: Projektleitung Einführung LVS und Inbetriebnahme neues automatisches Palettenhochregallager

Unser Kunde entwickelt und produziert in über 40 spezialisierten Werken in Europa, Nordamerika und Asien hochwertige Tore, Türen, Zargen, Antriebe, Zufahrtskontroll- und Stauraumsysteme für den Einsatz in privaten und gewerblich genutzten Immobilien. Das familiengeführte Unternehmen mit Jahresumsatz von mehr als 1 Milliarde Euro hat seinen Hauptsitz in Nordrheinwestfalen. Dort sind - als ein Herzstück der weltweit agierenden Gruppe - auch das Produktionswerk und die Logistik für die Antriebstechnik der Produkte beheimatet. Die Logistikanlagen (Hochregal, AKL, Fördertechnik) und die logistischen Prozesse (Logistische Systeme / LVS) dieses Unternehmensteils stellen ein zentrales Element und einen entscheidenden Erfolgsfaktor für die Geschäftstätigkeit unseres Kunden dar.

Ausgangslage

Um die Anforderungen der Zukunft sowie mögliche Wachstumsszenarien bestmöglich abzubilden, wurde 2021 der Neubau eines Automatischen Paletten-Hochregallagers geplant und beauftragt. Im Zuge dieser kapazitiven Erweiterung des Standortes hat man sich zudem für die Einführung einer neuen Lagerverwaltungssoftware entschieden, da der Betrieb und die Wartung des Altsystems seitens des Herstellers mittelfristig nicht mehr gewährleistet werden konnte. Im Teilprojekt  LVS kam es dabei zu einem Re-Setup , da die Werksleitung in der späten Planungsphase einen Anbieterwechsel vornahm, um die Prozesslandschaft möglichst exakt und passgenau auf das neue System übertragen zu können.

Aufgabenstellung ECONSIO

Da die internen Ressourcen für die sehr komplexe Einführung eines neuen LVS nicht in ausreichendem Umfang zur Verfügung standen, entschied sich unser Kunde für die Vergabe der Projektleitung an ECONSIO als externen Spezialisten. Die Begleitung des Change-Prozesses im Projekt und die Koordination aller internen und externen Projektbeteiligten war dabei wesentlicher Bestandteil der Beauftragung.

Die Umstellung des LVS-Systems war zweistufig geplant:

• LVS-Projekt, Stufe 1: Integration der Prozesse Wareneingang, Fertigungsversorgung und I-Punkt zum bestehenden (Alt-)LVS

• LVS-Projekt, Stufe 2: Ablösung des bestehenden LVS in Fertigungsentsorgung, Kommissionierung und Versand

Allgemeine und übergeordnete Projektleitungsfunktionen:

Die Realisierung der Stufe 1 erfolgte in insgesamt 4 Projektphasen über einen Zeitraum von 1,5 Jahren bis zum Go-Live der neuen Lagerverwaltungssoftware.

Im Rahmen der Gesamtprojektleitung übernahm ECONSIO folgende zentralen Aufgaben:

1. die strategische Leitungsfunktion für den Gesamtprozess, Evaluation und Monitoring der Umsetzungsschritte

2. regelmäßige Information und strategischer Austausch mit der Werksleitung und den verantwortlichen Führungskräften in Lenkungskreisen

3. operatives Projektmanagement als Schnittstellenfunktion zu Teamleitern und Key Usern, Monitoring und Tracking von Maßnahmen

4. Fachliches Sparring und Beratung der Werksleitung und Führungskräfte hinsichtlich Prozessdesign, Umsetzungsplanung und Abstimmung mit dem Realisierungspartner

Die langjährige Erfahrung von ECONSIO in Change-Management-Methodik und Change-Kommunikation half zudem in herausfordernden Teilprojekten, Zielkonflikte zu lösen und notwendige Priorisierungen – gemeinsam mit dem Team – herauszuarbeiten. Als wirksames Instrument für eine schnelle Klärung erwiesen sich von ECONSIO vorbereitete und moderierte Workshops, um kritische Themen im offenen Dialog transparent zu machen und verbindliche Vereinbarungen mit den Projektbeteiligten zu treffen.

Phase 1 (Projektsetup, Lasten-/Pflichtenheft):

Ausgehend von der Sichtung der Blueprints des verworfenen LVS-Systems wurde in Phase 1 in fokussierten Fachworkshops mit den betroffenen Fachbereichen die bestehenden Intralogistikprozesse sowie mögliche Anpassungen der zukünftigen Prozesslandschaft diskutiert und dokumentiert.

Ergebnis der umfassenden Bestandsaufnahme und des Dialogs mit den Fachbereichen Logistik, Qualitätsmanagement, Technik, Fertigung sowie IT war die Erarbeitung eines Gesamtlastenheftes für die Projektstufen 1 und 2, welches ECONSIO nach 6-wöchiger Bearbeitungszeit zur Verfügung stellte.

Darauf aufbauend folgte die Erstellung des Pflichtenheftes – ebenfalls in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, der zentralen SAP-Abteilung unseres Kunden sowie mit den externen Realisierungspartnern für LVS und Fertigung.

Eine hohe Relevanz für die Projektleitung hatte in dieser Projektphase die Klärung von Projektgrenzen und Schnittstellen. Insbesondere bereichs- und unternehmensübergreifende Teilprojekte erforderten erhöhte Aufmerksamkeit, um Zielkonflikte zu erkennen und aufzulösen. Als geeignete Austauschformate zur Diskussion und Beseitigung organisatorischer Unschärfen dienten Lenkungskreise und PM-Meetings, aber auch der persönliche Austausch mit den zuständigen Führungskräften.

In regelmäßiger Abstimmung mit dem Führungsteam konnten Schnittstellen und Übergabepunkte besser abgegrenzt und die Verantwortlichkeiten klar umrissen werden.

Phase 2 (Umsetzungs- und Testbegleitung):

Nachdem in Phase 1 die fachlich-organisatorischen Grundlagen für die Realisierung des LVS gelegt wurden, rückten in Phase 2 operative Themen wie Testing und Go-Live-Planung in den Vordergrund.

Parallel zur kontinuierlichen Begleitung und Monitoring der Umsetzungsschritte startete ECONSIO mit der Erstellung eines breit angelegten Testsetups bestehend aus Funktions-, Prozess-, End-to-End und Massentests.

Test Cases wurden von den Projektteams und Key Usern durch ECONSIO begleitet angelegt. Auf Grund von rechtzeitiger und detaillierter Planung bestand jederzeit noch die Möglichkeit, auf Fragen aus dem Team einzugehen und die Projektbeteiligten im Bedarfsfall zu schulen. Der Fokus des operativen Projektmanagements lag in der Test- und Ramp-up-Vorbereitung auf der engen Begleitung aller Maßnahmen der Projektteammitglieder. Als Dokumentations- und Follow up-Tool für Testergebnisse und Open Issues dienten zentrale Test- sowie Maßnahmenlisten. Die Prüfung des Projektfortschritts erfolgte in wöchentlichen Statusmeetings, um Qualität und Termintreue abzusichern.

Phase 3 (Go-Live und Ramp-up):

Das Go-Live und Ramp-up der neuen Software erfolgte termingerecht und ohne Komplikationen, Systemfehler oder Ausfälle. Die Projektbeteiligten – intern sowie extern – profitierten von der frühzeitigen und detaillierten Ablaufplanung und vor allem von der überdurchschnittlich hohen Testfrequenz.

Als zentrale koordinierende Aufgabe in dieser finalen Projektphase führte ECONSIO die Feinplanung und Überwachung des Go-Live durch (Kopplung der Produktivsysteme, Migration und Datenvalidierung, Echttests im neuen System). Die operative Projektleitung (Aufnahme weiterer Open Issues nach dem Go-Live sowie deren Überwachung und Abarbeitung) nahm ECONSIO bis 2 Monate nach der erfolgreichen Einführung des neuen LVS weiterhin wahr.

Phase 4 (Projektnachlauf):

Als Abschluss des gemeinsam umgesetzten Großprojekts schlug ECONSIO vor, die wertvollen Erfahrungen bei der Einführung des neuen LVS im Führungskreis zu reflektieren, aufzubereiten und Verbesserungspotenziale für kommende Projekte daraus abzuleiten.

In Workshops mit der Werksleitung, den Bereichsleitern und dem Führungsteam des externen Realisierungspartners wurden die Zusammenarbeit und das Projektmanagement aus fachlicher, organisatorischer und kommunikativer Sicht diskutiert und bewertet. Grundlage für den strukturierten Dialog war ein von ECONSIO entwickeltes Workshop-Design, das Methoden aus dem Change-Management für die Analyse von strukturell-organisatorischen Optimierungspotenzialen verwendet. Die zahlreichen Erkenntnisse aus eineinhalb Jahren intensiver Projektarbeit wurden gemeinsam verdichtet und dokumentiert und stehen allen Teilnehmern als konstruktiver Input für zukünftige Projekte zur Verfügung.

Fazit und Projekterfolge:

• Projektleitung eines übergreifenden Teams und erfolgreiche Moderation von komplexen Schnittstellen (intern und extern)

• Sparring und fachliche Unterstützung des Führungsteams bei Logistikprozessen, IT- und System-Fragen

• Beratung und Unterstützung der Werksleitung bei strategischen Entscheidungen in Bezug auf Logistik/-systeme/-anlagen und im Veränderungsmanagement

• Wunschgemäßer Go-Live Termin innerhalb eines langen Wochenendes (4 Tage) mit sehr geringen Störungen im Anlaufbetrieb

• Abarbeitung der wesentlichen Open-Issus innerhalb von 4 Wochen nach Projektstart