Interim-Management Inventur

Sicherstellung der Durchführung von über 100 Lagerortinventuren im Rahmen des Jahresabschlusses 2024 – Inventurbestand im signifikanten Millionenbereich

Unser Kunde ist ein führender Produzent der Lebensmittelbranche mit Produktionsstandorten in Deutschland, den Niederlanden und Polen. Das Unternehmen ist auf die Herstellung und den Vertrieb von Kaffee, Süßwaren und Nahrungsergänzungsmitteln spezialisiert.

Ausgangslage & Aufgabenstellung

Aufgrund eines kurzfristigen, krankheitsbedingten Personalengpasses beauftragte unser Kunde die ECONSIO mit der vollständigen Organisation und Abwicklung der Inventuren für alle Gesellschaften sowie für die nationalen und internationalen Logistik-Dienstleister und Lohnbearbeiter.

Besondere Herausforderungen:

• Geringe Vorlaufzeit zur Vorbereitung der Inventuren

• Hohe Anzahl von über 100 Einzelinventuren innerhalb eines engen 2-Monats-Fensters

• Komplexe Unternehmensstruktur mit mehreren Standorten und Verantwortlichkeiten

• Unterschiedliche Inventurverfahren (manuelle Zählung, Scanner-Erfassung, Stichprobeninventur)

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Umsetzung durch ECONSIO

ECONSIO übernahm die vollständige Planung, Steuerung und Durchführung der Inventuren.

Organisatorische Maßnahmen:

• Koordination der Termine mit allen relevanten organisatorischen Einheiten (Logistik, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Vertrieb, E-Commerce, Controlling, Einkauf)

• Erstellung eines Informations- und Kommunikationsleitfadens zur reibungslosen Umsetzung

• Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern zu Terminierung, Verfahren, Dokumentation und Inventurbeobachtung

• Begleitung der Wirtschaftsprüfer während der Inventurphasen

Wesentliche Aufgaben der operativen Durchführung der Inventuren:

• Terminabstimmung & Sicherstellung der Inventurfähigkeit je Lagerort (z. B. Klärung offener Positionen)

• Einweisung der verantwortlichen Ansprechpartner an den zu inventierenden Lagerorten

• Erstellung von Zähllisten, Scan-Daten und Stichprobeninventur-Daten

• Erfassung der Zählergebnisse & Klärung von Differenzen

• Buchung der Inventurergebnisse & ausführliche Dokumentation

Eingesetzte Software und Inventurverfahren:

Die Inventuren wurden in SAP R/3 in den Modulen MM und WM durchgeführt. Die Abwicklung mit Scannern erfolgte durch die Inventursoftware PLX.Inventory von Purelox und die Stichprobeninventuren wurden unter zu Hilfenahme des Systems STATCONTROL (cloud) von Remira durchgeführt.

Ergebnis & Mehrwert für den Kunden

• Alle Inventuren wurden termingerecht, fehlerfrei und vollständig dokumentiert durchgeführt

• Schwachstellenanalyse & Prozessoptimierung: Gemeinsam mit dem Kunden identifizierte ECONSIO Verbesserungspotenziale zur Optimierung zukünftiger Inventurprozesse

• Vorbereitung auf SAP S/4HANA: Alle Inventurabläufe wurden umfassend getestet und für die bevorstehende SAP-Umstellung abgesichert

  
  

Fazit

Das Mandat wurde erfolgreich abgeschlossen: Die ordnungsgemäße Durchführung aller Inventuren im Rahmen des Jahresabschlusses wurde sichergestellt. Darüber hinaus konnte ECONSIO gemeinsam mit dem Kunden wertvolle Prozessoptimierungen realisieren und die Weichen für die bevorstehende Umstellung auf SAP S/4HANA stellen.